如何为成功实施“采购到付款”计划作好准备
作者:Tony Young，高级顾问，Art Travis，高级顾问
从采购到支付(P2P)涉及选择商品和服务、执行合规和订单、接收和对账以及发票和支付四个关键阶段，是一个核心业务流程，为优化和集成提供了特殊的机会。雷竞技
最好的P2P软件使组织能够集中和自动化采购材料的过程，除了维护货物的库存。近年来，实现P2P软件解决方案以与供应商和供应链上的其他公司协作、获取警报和跟踪事件以及分析商业智能数据的最终用途行业急剧增加。拥有情报数据的一个重要好处是，它使组织能够在整个采购过程中获得以前无法获得的见解，从而能够更明智地规划未来。
对集中采购流程的需求不断增长，以及各行业供应链管理的整合，正在刺激采购到付款市场的增长。根据报告和数据(2019年)在美国，2018年采购付费软件的全球市场规模为50亿美元，预计到2026年将增长到92亿美元。这意味着复合年增长率为7.6%。随着这样的增长和持续的技术进步以及用户的期望，P2P解决方案已经发展到包括更好的功能来包含更多的过程部分也就不足为奇了。
评估组织的P2P成熟度
评估你的P2P操作的成熟度是很重要的，以了解你可以在哪里做出改变，以最大限度地提高效率:
- 你的采购团队在系统中有采购数据库吗(不是Excel)?
- 从新组织购买有多容易?
- 除了“与去年相同”之外，您是否有系统预测需求(销售)?
- 你们是否有销售和运营计划(S&OP)流程来讨论预测，并将其转化为库存计划(按月计算，至少12个月)，并完成商定的服务水平?
- 您是否有与供应商沟通的供应商门户?
- 您是否跟踪供应商的性能，如果是，您的供应商是否在改进?
- 你是否按产品和批号跟踪进港货物?
- 你能在不通过码头的情况下转移货物吗?
- 更高级的接收流程(例如，电镀许可证)是您流程的一部分吗?
- 如何保持质量?当客户打电话问问题时?还是通过既定的流程(例如，接收检查)?
- 你们对应付账款有自动的三方匹配吗?
- 您是否有单独定义的业务流程来处理弃船供应商?
为未来创造一个愿景
请记住，您可能需要重新考虑和修改许多业务流程，以采用最新的最佳实践。这将需要定义你当前的状态，并创建一个未来状态的愿景。遵循这个过程会有帮助:
组建团队
一个成功的业务流程转换项目需要一个业务流程所有者团队。该团队确定项目的范围、目标和测量方法。创建一个指导团队和一个项目团队，并指定过程所有者。
评估当前流程
分析当前状态的流程始于详细的关键性能度量及其价值。例如生产力(例如订单处理时间)、质量、加班时间和库存水平。分析继续进行业务流程映射，特别是对于报价到订单、订单到现金和P2P。通过记录您的业务流程，并创建可视化的映射，您的团队可以轻松地识别浪费和冗余。
知道什么是可能的
在您的团队定义未来状态之前，它需要了解现代企业软件解决方案提供的功能，确定当前行业最佳实践，然后将这些最佳实践映射到支持技术解决方案以构建您的未来状态。
6软件选择和实现痛点+解决方案
软件选择和实现过程通常会带来自身的挑战。为了引导你避开麻烦，帮助你走向成功，Ultra的专家整理了一份痛点和解决方案清单，让你在踏上这段旅程时注意。
发展你未来的国家愿景
您的团队将自然而然地演变为基于跨职能价值流的子团队(例如订单到现金)，并且每个价值流团队都应该促进研讨会以开发您的未来状态。当前状态和未来状态之间的差距是业务流程重新设计的起点，也是您确定消除浪费、优化流程和提高生产率的方法(除了已经发现的机会之外)的起点。
为改变制定商业案例
业务用例是项目的理由和重新设计当前业务流程的基本原理。它是公司努力实现的目标的业务价值声明的汇编。变更的业务用例是重要的，因为在每个重要的里程碑上都使用它来确认决策和行动与实现项目期望相一致。
制定计划和路线图
有了所有这些信息，团队就可以创建项目章程的初稿。然后，您的团队可以制定一个路线图，将您引导到未来的状态并定义部署策略。
实施前的工作有助于成功
完成此过程后，您就可以准备好将使能技术放置到位了。选择一个专注于简化P2P流程的提供商，并与一个证明理解您组织的需求和要求，并有能力满足它们的解决方案合作伙伴合作。
接下来的步骤是明确你的目标和目的。这还应该包括新的或更新的关键绩效指标，使您的组织能够衡量项目的成功。
随着P2P系统朝着更好地自动化和简化流程的方向发展，升级到新系统的好处正在增长。在实现之前将正确的过程放置在适当的位置将有助于促进组织的购买，改进实现配置，确保与现有系统的无缝集成，并在实现之后增加组织对新系统的使用。
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