当我们帮助客户完成集成ERP系统的选择过程时，我们所做的第一件事就是深入了解他们的业务是如何在日常基础上运作的。我们发现几乎所有的客户都严重依赖Excel电子表格。令人震惊的是，Ultra曾与依赖超过100个电子表格来运行日常业务的公司合作!这篇博客文章将探讨为什么公司使用Excel的主要原因，以及为什么依赖电子表格可能是一种冒险的经营方式。

在Excel上经营企业的危险

根据我们的经验，公司使用Excel的一个主要原因是，他们现有的系统不允许他们查看和理解数据，同时提供他们及时做出业务决策所需的信息。毫无疑问，Excel是一个非常强大的工具，但下面是五个最主要的原因有为什么依赖电子表格是一种危险的存储信息的方式:

1. 研究表明，80-90%的电子表格包含严重错误。我们都听说过电子表格错误或疏忽导致公司损失数百万美元的故事(8个最糟糕的电子表格错误)。电子表格易于使用，任何人都可以创建。不幸的是，我们很容易犯错误，但是要发现错误却非常困难。
2. 当电子表格通过电子邮件来回发送或存储在个人计算机上时，版本控制成为一个大问题。用不了多久，就会出现多个版本，而你的公司并不是根据一个版本的真相来工作的。
3. 分析跨多个部门集成的数据变得非常具有挑战性。通常，每个部门都有自己的电子表格，其中包含关于同一客户的不同信息。一个可能保存销售数据，而另一个可能保存账单数据。另一个可能持有同一客户的完全不同的数据。试图分析与该客户相关的所有数据变得极其困难。
4. 电子表格很容易损坏。随着电子表格的增长，会发生越来越多的变化，通常会添加越来越多的数据。随着这些变化的发生和数据的添加，电子表格变得不稳定。它们越不稳定，数据丢失的风险就越大。
5. 一个组织中的不同小组创建非常相似甚至完全相同的电子表格是很常见的。通常，没有适当的控制来防止第三组创建相同的报告。这种重复的努力显然是资源的浪费和重大的损失隐藏成本在Excel中手动报告。

集成ERP系统的好处

Ultra是将所有信息整合为一体的坚定支持者ERP系统这样就不需要外部电子表格了。拥有一个系统将有助于消除公司在使用多个电子表格时遇到的一些陷阱。它还提供了真相的一个版本，以及整个公司相同数据的可见性，这在很多方面都很重要。

如果您的业务仍然在Excel上运行，并且您希望简化您的信息系统，请立即联系Ultra Consultants。